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Le budget prévisionnel permet de planifier les dépenses courantes pour faire fonctionner la copropriété et maintenir l’immeuble en bon état. Il est préparé par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical, puis approuvé par l’assemblée générale chaque année.Le budget prévisionnel doit faire l’objet d’un vote annuel au titre des dépenses de l’année à venir (exercice comptable des 12 prochains mois). Le vote doit avoir lieu 6 mois avant l’exercice concerné.Chaque poste de dépenses peut être discuté par les copropriétaires en assemblée générale, mais le budget est voté globalement, à la majorité simple. La participation des copropriétaires au budget prévisionnel prend la forme de provisions dont le montant correspond à 1/4 du budget voté, sauf si l’assemblée générale en décide autrement.La provision est exigible, le 1er jour de chaque trimestre, ou le 1er jour de la période fixée en assemblée générale.Le syndic est responsable du recouvrement des provisions impayées. Si le budget prévisionnel n’a pas pu être voté avant l’exercice comptable qu’il doit couvrir, le syndic peut procéder à un appel de provisions, avec l’autorisation de l’assemblée générale.Dans ce cadre, le syndic peut alors faire 2 appels successifs de provisions trimestrielles égales à 1/4 du budget prévisionnel précédent.
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Il s’agit des dépenses de maintenance, de fonctionnement, et d’administration de l’immeuble.Dans ce cadre, un certain nombre de frais sont couverts par le budget prévisionnel, notamment : les honoraires du syndic, le salaire du gardien, les frais de nettoyage des parties communes, les travaux pour maintenir l’immeuble ou les équipements en bon état (ou prévenir leur dégradation ou défaillance), les petites réparations (éclairage des parties communes…), le remplacement d’éléments d’équipements communs (chaudière, ascenseur…) uniquement si le prix de remplacement est compris dans le forfait du contrat d’entretien, les assurances, les vérifications périodiques réglementaires (ascenseur, par exemple).Les dépenses exceptionnelles, en revanche, n’entrent pas dans le budget prévisionnel. Elles doivent être décidées au coup par coup en assemblée générale lorsqu’elles s’avèrent nécessaires (par exemple, gros travaux de conservation, d’amélioration ou d’entretien de l’immeuble).
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Il existe 2 grandes catégories de charges : les charges générales relatives à l’administration, la conservation et l’entretien des parties communes, et les charges particulières qui sont induites des services collectifs et équipements communs.
La participation de chaque copropriétaire varie selon la nature des charges (générales ou particulières). Certaines charges, qu’elles appartiennent à l’une ou l’autre catégorie, peuvent être distinguées par bâtiment s’il en existe plusieurs dans la copropriété. On parle alors de charges spéciales.
Charges générales
Les charges générales concernent les frais liés à l’administration de l’immeuble (par exemple, honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales), l’entretien de l’immeuble (par exemple, nettoyage des parties communes, frais d’enlèvement des ordures ménagères), et la conservation de l’immeuble (par exemple, ravalement des façades, réfection des toitures).
Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges générales à hauteur de leur quote-part, même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot de copropriété.
Charges particulières
Les charges particulières concernent les frais liés aux services collectifs (par exemple, gardiennage, service de nettoyage, système de sécurité), équipements communs (par exemple, entretien de la chaudière collective, de l’ascenseur, installation d’une antenne de télévision).
Ces charges sont payées en fonction de l’utilité et de la possibilité pour les copropriétaires d’utiliser ces services ou équipements.
Par exemple, pour les frais d’ascenseur, les copropriétaires des lots de copropriété situés en rez-de-chaussée n’ont pas à supporter ces frais, sauf si l’ascenseur dessert la cave ou le parking.
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Aussi appelé « Charges ». C’est l’argent qui vous est demandé pour participer aux dépenses de fonctionnement votre immeuble ou pour des travaux spécifiques.Ils sont calculés sur la base de vos tantièmes et sur le budget voté en Assemblée Générale ou sur les montants de devis votés en Assemblée Générale.
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Le syndic doit systématiquement adresser à chaque copropriétaire, par lettre simple, un avis indiquant le montant de la somme à régler.\n\nLa provision de charges, correspondant au financement du budget prévu pour la copropriété et adopté par assemblée générale, est exigible le 1er jour de chaque trimestre (sauf si l’assemblée générale a fixé une autre périodicité).
Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, par exemple des travaux importants qui ont fait l’objet d’une décision spécifique de l’assemblée générale, la date d’exigibilité des sommes réclamées aux copropriétaires est fixée par l’assemblée générale.
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La première chose à faire est de contacter votre Syndic et de voir avec lui la possibilité d’étaler le règlement de vos charges sur une période définie afin d’éviter un contentieux.
Si vous avez vraiment une grosse difficulté contactez également une assistante sociale dont vous aurez les coordonnées auprès de votre mairie. Elle pourra vous apporter des conseils et peut-être vous aider financièrement.
