Assemblée générale

En principe, c’est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l’assemblée générale, y compris s’il n’est pas à l’initiative de l’assemblée générale envisagée.

À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire, il est possible de s’aider d’un modèle pour rédiger son courrier. Si le syndic n’a pas convoqué l’assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, l’assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d’une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).

La convocation doit être écrite et mentionner, le lieu, la date et l’heure de la réunion, les questions inscrites à l’ordre du jour de la réunion, les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l’assemblée générale.

En fonction de la nature des questions inscrites à l’ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions.

C’est le cas notamment, des documents comptables et financiers pour l’approbation des comptes, du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu’il doit être voté, des projets de contrat pour voter des travaux, des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d’information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple, des 5 annexes comptables (l’état financier, le compte de gestion générale de l’exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l’état des travaux et opérations exceptionnelles), de l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, de l’avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire, du projet de l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l’approbation des comptes.

La convocation de l’assemblée générale doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence). Elle peut être remise en main propre contre récépissé ou émargement. Toutefois, il est conseillé d’adresser la convocation par lettre recommandée (ou recommandée électronique) avec avis de réception pour éviter toute contestation sur la date de la remise de la convocation.

À savoir: le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.

L’assemblée générale de copropriété se compose, des copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s’ils sont représentés), du syndic de copropriété qui assure le secrétariat de la séance (sauf décision contraire de l’assemblée générale), d’un président et, s’il y a lieu, d’un ou plusieurs scrutateurs désignés en début de chaque séance parmi les copropriétaires à la majorité simple, et éventuellement de certains observateurs extérieurs.

Copropriétaires ou mandataires

En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux réunions d’assemblée générale.

Toutefois, s’il le souhaite, tout copropriétaire peut donner un mandat à la personne de son choix pour le représenter et voter en son nom.

Les décisions relatives à la copropriété sont prises au cours de l’assemblée générale dans le cadre d’un vote. Chaque question inscrite à l’ordre du jour doit faire l’objet d’un vote au cours de l’assemblée générale. Chaque copropriétaire présent ou représenté peut prendre part au vote.

Il dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part de parties communes. Par exemple, un lot de copropriété qui comporte 150 millièmes dispose de 150 voix en assemblée générale, soit un total de 15 % du total des voix.

Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d’identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix.

Les règles de vote dépendent de la nature de la décision à prendre, vote à la majorité simple pour les décisions relatives à l’entretien courant et à l’administration générale de la copropriété, vote à la majorité absolue pour les décisions ne relevant pas de la simple gestion courante de l’immeuble, vote à la double majorité, voire à l’unanimité pour les décisions les plus importantes.

À noter : les sujets non-inscrits à l’ordre du jour peuvent être discutés, mais ne peuvent pas être votés.